maandag 25 april 2016

Wat is de Business Waarde van een Agile Retrospective?


Soms zijn er mensen die niet begrijpen waarom elke twee weken, het hele team stopt voor een paar uur, alleen maar om te spelen met post-its. Ze zijn niet de enige. Ook de teamleden zelf hebben soms moeite met deze meeting. Ze willen graag achter hun PC blijven zitten en doorwerken. “Alles is OK, alles doet het goed, we willen geen Retrospective”. Of de sleur komt er in, omdat steeds hetzelfde format (werkvorm) wordt gebruikt.

Ik hoor soms in mijn Scrum trainingen over teams waar men op een gegeven moment is gestopt met deze meeting. Of waar alleen nog over de inhoud van de backlog wordt gesproken tijdens dit event.


Persoonlijk vind ik van alle meetings de Retrospective DE bijeenkomst met de meeste business waarde voor een organisatie.

Wat is een Agile Retrospective?

Een Agile Retrospective is een bijeenkomst die wordt gehouden aan het einde van een iteratie bij een Agile werkwijze (bijvoorbeeld Scrum). Op gezette tijden reflecteert het team over hoe ze nog effectiever kunnen worden. Op basis hiervan passen ze hun gedrag aan.

Het is dus een event waarbij de teams even stoppen en hun manier van werken analyseren. Zeker in onze drukke maatschappij is dit erg belangrijk. We zijn zo druk bezig de hele dag dat we de tijd soms vergeten. We stoppen niet met wat we doen om onze manier van  werken te analyseren. Of soms pas aan het einde van een project (als er niets meer aan te passen valt).

Agile Retrospectives vormen een hoeksteen van elke inspect en adapt cyclus. Hoewel teams het leren niet hoeven te beperken tot een Retrospective moment, is deze meeting wel vaak waar het meest geleerd wordt.

In werkelijkheid is een Agile Retrospective nog veel meer dan dat, het is een bijeenkomst waar het team zelf de volledige eigendom heeft over de agenda en de uitkomst. Niemand legt iets op.

Last but not least. De Retrospective is ook een plek om de werkomgeving (organisatie) te analyseren.


 De 10 belangrijkste redenen voor Agile Retrospectives:
  1. Het is een team Energiser. Het team kan meer energie krijgen als ze nieuwe wegen en nieuwe mogelijkheden vinden voor de aanpak van oude problemen. Agile Retrospectives mogen niet saai worden. Het is een perfecte plek om wat plezier te hebben en een beetje te ontspannen terwijl je werkt. Waarom niet een keer een gezellige bar opzoeken voor een Retrospective? Of een terrasje als het mooi weer is?   
  2. Het moment om frustraties los te laten.
    Een Agile Retrospective kan een plaats zijn waar het team zich veilig voelt, zodat ze vrijuit over hun frustraties kunnen praten. Ieder mens heeft de behoefte om te worden gehoord. Je hoeft geen officiële coach te zijn of facilitator om deze sessie te begeleiden. Echter coaching en facilitator skills zijn wel heel handig om te hebben als ScrumMaster.
  3. Het is een teambuilding artefact. Soms kunnen tijdens het werk zaken moeilijk worden, ook onderling. Een Agile Retrospective is de perfecte plek om een paar teambuilding activiteiten doen om de harmonie terug naar het team te brengen.
  4. Een plek om te leren en nog beter te worden als team en organisatie.
    Een van de grootste problemen die we als mens hebben is dat we niet vaak stoppen om na te denken (of in ieder geval de meesten van ons niet). Om te leren, moeten we stoppen en nadenken over wat er gebeurd is. De Agile Retrospective is de perfecte plek om dit te laten gebeuren; het is een plek waar iedereen stopt en nadenkt over wat ze deden. Een moment van reflectie om te kunnen groeien en om te voorkomen dat dezelfde fouten in de toekomst weer worden gemaakt.
  5. Het creëert continuous improvement. Een Agile Retrospective is een ritueel dat de teams in staat stelt om een continue verbetercultuur te creëren. Ze reflecteren op ervaringen uit het verleden, om  toekomstige acties te bepalen. Typische Agile Retrospectives worden uitgevoerd op teamniveau, maar dit kan worden uitgebreid naar de verschillende niveaus van de organisatie, zodat de gehele organisatie verbeterd en groeit.
  6. Verhoogt klantwaarde. Agile Retrospectives hebben een positieve invloed op de waarde die aan onze klanten wordt geleverd. Het belangrijkste doel van dit ritueel is om continue verbetering mogelijk te maken. Dit houdt in dat teams steeds beter worden in de tijd, en als een resultaat  hiervan, zullen ze ontdekken wat de meest efficiënte manier is om de beste waarde te leveren aan hun klanten.
  7. Empowers teams. Een van de mooiste dingen van Agile Retrospectives is de kans die teams krijgen om hun eigen beslissingen te nemen. Dit ritueel biedt de mogelijkheid om teams te empoweren. Ze nemen hun eigen beslissingen over hun eigen acties. Ze hebben  autonomie over  beslissing om hun manier van werken zelf te veranderen.
  8. Een plek om gebeurtenissen uit het verleden te eren of om over te treuren. Teamprestatie kan sterk worden beïnvloed door veranderingen binnen de teams. Soms gaan er mensen weg, de andere keer komen er nieuwe mensen bij het team en de dynamiek binnen het team verandert. Mensen die zich niet bewust zijn van groepsdynamica en systeemdenken begrijpen niet altijd wat er aan de hand is. Door stil te staan bij de verandering van de teamsamenstelling, worden onbewuste emoties duidelijk.
  9. Een plek om positiviteit te vergroten in het team. Positiviteit en waarderen zijn krachtige verbeter aanpakken. Feed forward in plaats van feedback. Begin of eindig een retrospective met een rondje waarderen van elkaars inbreng. Energie gaat stromen. Enkele (psychologie) studies hebben inmiddels al aangetoond dat positiviteit in een team de performance doen toenemen. Wie bekend is met Appreciative Inquiry (AI), zal dit herkennen.
  10. Het is een tool om te communiceren met het management. Het team kan belangrijke informatie voor het management met elkaar voor bespreken. Vooral als het gaat om problemen die elders in de organisatie geadresseerd moeten worden.


Ik gun iedereen waardevolle Retrospective om te leren en om te groeien.
Welke voordelen heb jij al ondervonden van Retrospectives?

zaterdag 12 maart 2016

Wat hebben succesvolle teams met elkaar gemeen?

In de NewYork Times stond in februari 2016, een uitgebreid artikel over diverse onderzoeken naar succesvolle teams.




 
Voor wie niet hele artikel wil lezen hier een korte conclusie...... Na vele en uitgebreide studies komen diverse onderzoekers (in opdracht van o.a.Google) tot de conclusie dat succesvolle teams (en samenwerkingsverbanden) in het bedrijfsleven 2 dingen met elkaar gemeen hebben:

woensdag 2 september 2015

Hoera! IPMA PMO certificering is een feit.


Per half oktober 2015 is het mogelijk om bij IPMA een PMO certificaat te behalen. Een belangrijke mijlpaal voor het PMO vakgebied.

Aangezien ik in de IPMA examenconstructie commissie meehelp met deze certificering kan ik een tipje van de sluier oplichten. Hoewel, ik heb geheimhouding, dus ik ga niets vertellen over de mogelijke examen vragen.


De zwaarte van deze PMO certificering zit tussen D en C in. Logisch want je wordt als PMO medewerker vaak bij de wat zwaardere en complexe projecten ingezet. Je moet dus de taal kunnen spreken van een Projectmanager op B of C niveau.


Er zijn enkele nieuwe eindtermen bijgekomen, specifiek voor het PMO vakgebied, o.a.

zondag 30 augustus 2015

Hoe staat jij voor een groep? Boekbespreking "Goed voor de groep"

Vandaag het boek "Goed voor de groep" van Karin de Galan uitgelezen. Een tip voor iedereen die wel eens iets staat uit te leggen aan een groep mensen. Of als je probeert mensen tot bepaalde inzichten te laten bewegen. Hoewel het boek is toegespitst op trainers die een dag of meer een leerbijeenkomst begeleiden, staan er ook hele bruikbare tips in voor kortere sessies.

Waar het vooral om gaat is dat je inzicht krijgt in hetgeen je ZELF doet of zegt, waardoor een ander automatisch een bepaalde reactie gaat geven. "Actie = reactie".

Bijvoorbeeld:
Je staat voor een groep, je wilt dat iedereen een bepaalde applicatie of proces gaat gebruiken, je geeft je mening en daarbij zeg je (en straal je non-verbaal uit)  dat de rest dat gewoon moet aannemen voor waar.
Volgens de in het boek uitgelegde Transactionele Analyse, plaats je jezelf in de kritische ouder positie en je verwacht van je toehoorders een volwassen reactie. Dit kan ook weerstand oproepen en je toehoorders kunnen totaal anders reageren dan jij verwacht. Bijvoorbeeld ook als kritische ouder (veel ja-maar) of als kind (stelt geen vragen, maar gaat het wellicht ook niet gebruiken/toepassen).
 

Ook andere psychologische modellen worden besproken met veel voorbeelden. Zoals:

maandag 9 maart 2015

StoryListening: StoryTelling omgekeerd….

Een bijdrage van Kitty Clerc (trainer en consultant bij KPN Consulting)

Luisteren naar je klant
StoryTelling wordt vaak ingezet als een krachtig en effectief communicatiemiddel om een boodschap over te dragen. Maar….. je kunt StoryTelling ook omkeren: zet verhalen eens in om de boodschap, het probleem, de verwachting van je klant te achterhalen!!

Aan het begin van de project managementtrainingen die ik geef, vraag ik vaak aan de deelnemers te vertellen wat het leukste/spannendste project is waaraan zij hebben gewerkt. Dat levert hele mooie verhalen op.

Laatst vertelde Jan dat hij een paar weken bezig was met een ontzettend gaaf project, het ontwikkelen van een kennisbank waarmee de klantenservice van zijn bedrijf hun klanten nog beter kon bedienen. Hij had nog niet veel projecten geleid, wel had hij tijdens zijn studie met medestudenten onderzoeken uitgevoerd in projectvorm. Nu vond hij de oplossing zo mooi dat hij er helemaal voor wilde gaan. Er waren in het verleden wel collega’s geweest die ook aan de kennisbank hadden gewerkt maar dat was niet gelukt. Jan had een template van een PID gepakt en zelf een projectplan geschreven en dat plan was goed gekeurd door zijn baas. Supertrots was hij en vol enthousiasme. Hij was pas begonnen met de uitvoering en dat viel de eerste week toch een beetje tegen: de mensen die hij wilde spreken hadden nu even geen tijd voor hem, terwijl zij toch ook enthousiast zijn over de oplossing. Toch is hij niet van plan zijn project er onder te laten lijden, het motiveert hem allen om er nog meer tegen aan te gaan……..    Ik

woensdag 25 februari 2015

Interactieve werkvormen voor stakeholdermanagement (IPMA interessegroep bijeenkomst)

In een project is het altijd belangrijk om expliciet stil te staan bij het in kaart brengen van belanghebbenden en te bepalen hoe met hen te communiceren en/of betrekken.

Belanghebbenden zijn mensen of groepen die belang hebben bij de prestaties en/of het succes van het project. Of het zijn mensen die door het project beperkt worden.
Bij kleine projecten kan een project manager dit over het algemeen bij wijze van spreken op een bierviltje uitwerken. Echter hoe groter, complexer en/of politiek gevoeliger het project des te belangrijker en lastiger wordt deze activiteit.

dinsdag 10 juni 2014

Als we korte watervallen doen, zijn we dan ook Agile / scrum?

Scrum is gewoon een kortere waterval? Toch?
Waterval biedt een gestructureerde aanpak en heeft over het algemeen de kenmerk van het nemen van een lange tijd om te leveren, omdat elke fase en een bepaalde volgorde moet worden doorlopen.

Scrum is zeer vergelijkbaar en heeft veel van dezelfde stappen in dezelfde volgorde als waterval.
Wat is dan het verschil? Waterval lijkt te worden gebruikt rond massieve projecten die maanden of jaren duurt voor oplevering.
Bij Scrum heb je een minimum levensvatbaar product om de vier weken (maximaal).
Maar wat houdt een waterval project tegen om ook al kleinere deliverables van een potentieel levensvatbaar product op te leveren?  Je product descriptions in een backlog te zetten? Als een dedicated team intensief samen te werken?