dinsdag 10 juni 2014

Als we korte watervallen doen, zijn we dan ook Agile / scrum?

Scrum is gewoon een kortere waterval? Toch?
Waterval biedt een gestructureerde aanpak en heeft over het algemeen de kenmerk van het nemen van een lange tijd om te leveren, omdat elke fase en een bepaalde volgorde moet worden doorlopen.

Scrum is zeer vergelijkbaar en heeft veel van dezelfde stappen in dezelfde volgorde als waterval.
Wat is dan het verschil? Waterval lijkt te worden gebruikt rond massieve projecten die maanden of jaren duurt voor oplevering.
Bij Scrum heb je een minimum levensvatbaar product om de vier weken (maximaal).
Maar wat houdt een waterval project tegen om ook al kleinere deliverables van een potentieel levensvatbaar product op te leveren?  Je product descriptions in een backlog te zetten? Als een dedicated team intensief samen te werken?

Als waterval ook alles kan wat Scrum kan bieden, waarom is Scrum dan anders? Het grote verschil met de twee methodes is vanwege de psychologie van de bij het project betrokken ontwikkelaars:
• Waterval: Heeft een centraal ownership (eigenaarshap) van het project
• Scrum: Heeft een gedistribueerd ownership voor het project

Eigenaarschap zegt iets over:
• Hoeveel verantwoordelijkheid een betrokken persoon heeft?
• Hoeveel gezag een betrokken persoon heeft?
• Hoeveel invloed en controle een betrokken persoon heeft?

Wanneer we kijken naar waterval, dan hebben de bij het project betrokken ontwikkelaars / bouwers / teamleden zeer weinig eigenaarschap. De eigenaarschap voorwaarden zijn bijna uitsluitend belegd bij projectleider of projectmanagers en de opdrachtgever. De Ontwikkelaars / bouwers / teamleden hebben dus gebrek aan gezag, verantwoordelijkheid en invloed op het project. Dat doet iets met de psyche en dus zullen ze op deze manier minder verantwoordelijkheid nemen voor het resultaat van het project of de project producten.

Scrum aan de andere kant, geeft verschillende niveaus van verantwoordelijkheid, gezag en invloed aan alle betrokkenen. Bijvoorbeeld de product eigenaar (product owner) heeft de meeste verantwoordelijkheid, maar deze verantwoordelijkheid is gedeeld met de rest van het team. Het is onmogelijk in scrum voor een ontwikkelaar / bouwers om de kop in het zand steken en zeggen dat de problemen niet zijn/haar problemen zijn.

In Scrum zit een aantal sterke psychologische mechanismen verborgen die onderscheidend zijn:
  • De mensen in het team zijn zelf verantwoordelijk en hebben bevoegdheden.
  • Het is een transparant proces met natuurlijke meetmomenten.
  • De eigenaar van het product zit in het scrum team.
  • Het accent ligt op zichtbare toegevoegde waarde die in reële stappen wordt gehaald.

In de scrum wereld is de cartoon van de kip en het varken erg populair om dit laatste statement te verduidelijken.
Waterval stelt ontwikkelaars / bouwers in staat om kippen te zijn maar scrum vereist dat de ontwikkelaars / bouwers zich opstellen als varkens.
















maandag 5 mei 2014

Wie faciliteert interactieve sessies in het project bij jou?


Vooraf , tijdens en na projectuitvoeringen vinden regelmatig projectbijeenkomsten plaats. Een voor deelnemers actieve en betrokken vorm is een workshop.
 
Dat workshops werken blijkt uit onderzoek van o.a. Hoogleraar Jaap Boonstra. Die heeft aangetoond dat projecten waarin de workshopaanpak is toegepast (interactieve sessies), een significant grotere kans van slagen hebben.


Een workshop = een participatieve bijeenkomst, waarin mensen die belangen- of kennisdrager zijn door middel van een open dialoog, actief meewerken aan het resultaat. Een workshop wordt begeleid door een onafhankelijke procesbegeleider (facilitator) (Bron: "Hartelijk gefaciliteerd")

Workshops creëren:
  • Meer snelheid in je project.
  • Meer kwaliteit, door gebruik te maken van collectieve kennis, zeker bij complexe onderwerpen.
  • Meer draagvlak en begrip.
  • Grotere efficiency.
  • Verbeterde werkrelaties.
  • Gezamenlijk eigenaarschap van resultaten.
  • Verlaagd risico van scopeafwijkingen.
 
Kan een projectmanager dit zelf doen?
Projectbijeenkomsten worden in de praktijk vaak voorbereid en geleid door de projectmanager. Soms is het handig om dit uit te besteden aan een onafhankelijke facilitator, die zich kan concentreren op het begeleiden van het proces. Bijvoorbeeld een senior PMO medewerker of een collega projectmanager.

Citaat uit Projectmatig creëren 2.0: "Bij een Project Start Up is 1 functionaris zeker aanwezig: de PSU-begeleider. Het is niet gewenst dat de projectleider zelf deze rol op zich neemt. Hij moet met zijn gedachten, houding, gedrag en persoonlijke inzet volledig onderdeel zijn  van het team, en alle aandacht besteden aan zijn rol in het project".
In het boek wordt geadviseerd om een collega projectmanager hiervoor te vragen. Ook zijn er organisaties die hier inmiddels speciale functionarissen voor hebben.
En er zijn ook bedrijven waar je workshop facilitators of procesbegeleiders kunt inhuren. Ik ben hier zelf ook voor beschikbaar.
 
Het heeft een aantal voordelen om een meer onafhankelijke facilitator voor interactieve bijeenkomsten te vragen.
  • De facilitator is onpartijdig, hetgeen handig kan zijn als er tegengestelde belangen of meningen spelen.
  • Deelnemers krijgen (gevoelsmatig) meer ruimte voor eigen inbreng. De hiërarchie wordt er meer door geneutraliseerd, omdat de facilitator niet tot één van de hiërarchische onderdelen behoort. De projectmanager kan zelf actief meedoen qua inhoud.


Een goede facilitator heeft:
  • Kennis en ervaring van interactieve werkvormen
  • Kennis van het ontwerpen van interactieve sessies (voorbereiding)
  • Kennis en ervaring met groepsdynamische processen
  • Last but nog least: je eigen houding en gedrag zijn essentieel om een groep in beweging te krijgen en goed te faciliteren. 


Checklist: Heb ik een facilitator nodig? 
Een handige checklist om te besluiten wel of niet een facilitator erbij te betrekken is hier te vinden.

Waar moet een goede facilitator (of proces begeleider) aan voldoen?
  • Zorgen voor gelijkwaardige inbreng van alle deelnemers. Groepsdynamica managen
  • Bewaken dat men goed naar elkaar luistert.
  • Tijd bewaken tijdens de sessie.
  • Je moet objectief en neutraal kunnen blijven met betrekking tot de inhoud.
  • Geduldig blijven. Niet ingrijpen als de deelnemers worstelen om het resultaat van de workshop te bereiken. De worsteling is vaak net zo belangrijk als de uitkomst.
  • Brug tussen technische en niet technische informatie slaan. Vraag wat bepaalde afkortingen of jargon betekenen. De kans is groot dat er meer deelnemers zijn die dit niet weten, maar dit wellicht niet durven te zeggen.
N.B. 
a. De projectmanager blijf de professional, vooral als deze niet zelf faciliteert,
b. een professionele facilitator, neemt de taak van een projectmanager niet over.
 
Een korte beschrijving van hoe je een interactieve bijeenkomst of workshop binnen projecten kunt aanpakken en meer over workshops kun je lezen in mijn boek "Het project management office als pop-up shop" Hoofdstuk 11 "Samen met zijn allen: het organiseren van een workshop".


Aanvullende bronnen:
 
Trainingen:
 


zondag 23 maart 2014

IPMA projectmanagement parade 10 april 2014 programma en leestips


IPMA-NL presenteert op 10 april 2014 de 10e editie van de Projectmanagement Parade. Hét evenement om kennis te nemen van de nieuwste trends en inzichten in professioneel projectmanagement. Ontmoet collega project-, programma-, portfoliomanagers en projectmanagement officers. Wissel kennis en ervaring uit en versterk je netwerk.
Hoofd, Hart en Handen is het thema van de Projectmanagement Parade 2014.

Als ik een congres bezoek, wil ik altijd van tevoren rustig thuis een keuze uit het rijke aanbod van sprekers kunnen maken. Daarom heb ik op basis van het ipma parade sprekers overzicht en het PDF programma met titels onderstaande combinatie overzicht gemaakt.

Als er aanvullingen of opmerkingen zijn hoor ik het graag. Welke spreker / workshop ga jij bezoeken?
 

10:15 – 11:00 Keynote Jaap Peters "Haal vakmensen uit de toolkit van de manager"

Jaap Peters is

maandag 10 maart 2014

Ben je voldoende tevreden over de resultaten van je meetings?

Besteed jij ook veel tijd aan meetings zoals vergaderingen, start-ups, risico-analyses, evaluatie sessies en voortgangsbesprekingen? Ben je tevreden over de resultaten van die meetings? Of wil je er meer uit halen?
Meer dan de helft van beschikbare project tijd gaat vaak op aan diverse meetings.

Tijdens de IPMA Parade op 10 April 2014 (een landelijk event voor project professionals) ga ik hierover een interactieve workshop verzorgen samen met IAF lid Larissa Verbeek.
IAF staat voor: International Association for Facilitators een platform voor professionals die workshops, brainstormsessies en vergaderingen faciliteren. Samen met IPMA is de interessegroep “IPMA - Faciliteren” ontstaan. Vanuit deze interessegroep verzorgen we deze workshop.

Tijdens de workshop verkennen we - aan de hand van de metafoor van een loods - de toegevoegde waarde van de rol van facilitator. En we laveren hierbij langs hoofd, hart en handen (het thema van dit congres). Wat kunnen we van faciliteren leren? We delen technieken en best practices van en met elkaar. Wat werkt in welke situatie?
“Een workshop over workshops!”

 

Hoofd, Hart en Handen is het thema van de Projectmanagement Parade 2014. Ontdek hoe anderen het hoofd bieden aan maatschappelijke en economische ontwikkelingen. Hoe zij hart hebben voor het vak en hun handen uit de mouwen steken om projecten te realiseren. Welke rol spelen hoofd, hart en handen in en bij projectmanagement?

Inspirerende sprekers bieden je een interactief programma.
Zoals:
  • Voormalig Commandant der Nederlandse Strijdkrachten Peter van Uhm over “Ons Moreel Kompas”.
  • Organisatiekundige Jaap Peters met "Haal vakmensen uit de toolkit van de manager"
  • IPMA-A projectmanager Gerrit Koch “projectmanagement is balanceren en balanceren is een kunst!
  • Frans van der Meer: De vraag achter de vraag. Van technische oplossing naar toegevoegde waarde voor de klant.
En nog vele anderen.

Aanmelden voor de IPMA parade kan via http://www.projectmanagementparade.nl/

donderdag 24 oktober 2013

1 beeld zegt meer dan 1000 woorden

Ik krijg altijd heel veel energie van visuele bijeenkomsten. Bijeenkomsten waar meer beelden dan woorden worden gebruikt. Of woorden aangevuld met veel beelden. Of nog mooier waar je de kans krijgt zelf met een stift of pen aan de slag te mogen.

Het gebruik van graphics, post-its, idea mapping etc kunnen het groepsproces en output verbeteren.

Als mensen visueel werken hebben ze betere ideeën, nemen ze betere beslissingen en zijn ze gemotiveerder om resultaten te behalen. Ik heb het boek 'Visuele Meetings' gelezen. Dit boek staat vol ideeën en voorbeelden voor het gebruik van technieken voor visueel denken met groepen en teams, en biedt tools en trucs om creativiteit, samenwerking en baanbrekend denken los te maken.

Door met elkaar (team, groep) dingen te tekenen
  • Wordt de verbeelding van de deelnemers meer aangesproken. Men durft meer buiten de kaders te denken. Men wordt creatiever.
  • Door te tekenen worden eerder en makkelijker structuren aangebracht. Vaak ook andere (nieuwe) structuren en verbanden. Ben gaat minder lineair denken.
  • De betrokkenheid van de deelnemers neemt toe.
  • Meer lol, meer energie in de groep. 


donderdag 13 juni 2013

Boek review: Managing benefits - Steve Jenner

Wie op de BPUG seminar was van 4 juni 2013 heeft Steve Jenner een key note horen vertolken over managing benefits.

In september van 2012 is deze Engelstalige guidance van APMG-International verschenen. Benefits zijn niet zo maar een willekeurig aspect van project- en programmamanagement (PPM) - integendeel, benefits zijn de drijfveer bij uitstek waarom er geld en energie in veranderingsinitiatieven worden gestoken.

Deze guidance moet managers en praktijkmensen uit allerlei disciplines, die werkzaam zijn in een breed scala van organisaties, algemeen toepasbare handvatten geven rond de principes, de praktische handelingen en technieken van benefits management.

Managing Benefits geeft:

zondag 9 juni 2013

Betere projecten door regelmatige herhaling van de “Waarom” vraag.

Benefits management is in opkomst.
Steven Jenner over managing benefits en Michiel van der Molen over "Doelgericht en wendbaar veranderen met batenmanagement" vertelden hier al iets over tijdens het BPUG seminar van 4 juni 2013.

Belangrijke tips van beide heren zijn "Start initiatives with the end in mind" en "Zorg voor optimale betrokkenheid van het businessmanagement". In mijn eigen net uitgekomen boek "Project Management Office als pop-up shop"gaat hier ook een hoofdstuk over, dat ik graag met jullie deel.