Hoe pak je het inrichten van een project support office aan?

Samen met een collega die veel IPMA en Prince2 trainingen geeft, ben ik een nieuwe training aan het maken voor PMO-ers "Een praktische Project Support".
Het ontwerpen en uitwerken van een training blijkt een ontzettend leuke klus te zijn. Spannend is natuurlijk wel of datgene wat je aan werkvormen en opdrachten vooraf bedenkt, in de praktijk ook zo gaan werken.

Tijdens een PMO kennissessie voor KPN-ers heb ik een pilot mogen houden om 1 dag uit de 4 daagse training alvast te kunnen testen op mijn collega's.

Het thema was “Hoe pak je het inrichten van een project support office aan, welke competenties zijn nodig en wat zijn JOUW competenties?”
 
In de vorm van een workshop zijn we ingegaan op vragen als:

• Wat moet een goede Project Support Officer doen? Niet alleen qua taken, maar ook qua proces en gedrag?

We hebben onze eigen gedachtes daarover vergeleken met wat IPMA hier sinds januari 2012 over zegt en we bleken goed op 1 lijn te zitten.

 
• Is er een verschil tussen een projectmanager en een Project Support Officer qua competenties en welke zijn dat dan?

Er bleken diverse verschillen te zijn die elkaar juist enorm kunnen aanvullen, mits de Project Manager hierover open staat en de Project Support Officer assertief genoeg is.

 
• Wat is het perfecte 10 stappenplan om een tijdelijke Project Support Office in te richten?

Er zijn vele wegen die naar Rome leiden. Er is dan ook niet 1 default stappenplan. Het gepresenteerde model is in ieder geval een goede richting gever die ontstaan is uit best practices van de afgelopen jaren.

 
• Welke vragen stel je aan je PM als je aan je klus gaat beginnen?

De deelnemers werden verdeeld in groepjes en per groep mochten er 10 vragen bedacht worden.

In de echte training zal dit ook geoefend worden met een Project Manager, aan de hand van een case.

De deelnemers kregen na afloop een best practice vragenlijst toegezonden. Het leuke was dat deze lijst, ondanks dat deze al zeer uitgebreid is, toch nog aangevuld kon worden met nieuwe vragen.

Precies zoals de training ook bedoelt is bieden we templates en checklisten aan en brengen de cursisten ter aanvulling ook eigen best practices in.

 

 

Ik las vorige week over een vrij nieuwe vormen van leren die "blended learning" worden genoemd "een ’mix’ van leren met en zonder technologie" of "een mix van groepsleren en webleren"

Ook de term "Meaningfull learning" kom ik steeds vaker tegen.

Het grappige is dat we dit al blijken toe te passen in onze training:

• Webcast van experts
• Online vragen stellen aan experts
• In groepen veel oefeningen doen (zoals organiseren van een workshop), waarbij de trainer een coach is
• Mini games tijdens de training
• Voorbereidingen thuis doen
• Stel je eigen lessons (to) learned log op
• Stel je eigen toolkit samen in een shared omgeving met je mede cursisten. Deze communitie die door ons en de cursisten zelf gevuld gaat worden met templates, checklisten, voorbeelden, presentaties, webcasts etc. blijft ook na de cursus enige tijd actief.
• Aanvullende intervisie bijeenkomsten zijn een optie
• Aanvullende coaching is een optie

In het najaar komt deze training als open inschrijving beschikbaar, maar kan ook worden afgestemd op de bestaande governance en cultuur van een bedrijf en in house gegeven worden.
Er hebben al klanten interesse getoond.

Ik kan haast niet wachten hierop, zo leuk en nuttig vind ik zelf deze training worden.

Komen mijn roots van schooljuf vroeger, toch weer van pas ;-)