Stilte voor de storm?

Het is stil op dit blog. Waar is dePMOer dan allemaal mee bezig? Is ze nog wel PMOer?

Sorry sorry. Er zijn spannende ontwikkelingen.

Toen ik 10 jaar geleden begon als project en programma ondersteuner (PMO medewerker) moest ik het wiel zelf uitvinden. En voelde ik me ongeveer zo ..

Wat is de overeenkomst tussen een vliegtuig crash en een mislukt project?

Ik lees regelmatig onderzoeken en publicaties naar het falen van projecten.

Een search op "Falen van projecten" levert 179.000 zoek resultaten op.

Hoe pak je het inrichten van een project support office aan?

Samen met een collega die veel IPMA en Prince2 trainingen geeft, ben ik een nieuwe training aan het maken voor PMO-ers "Een praktische Project Support".
Het ontwerpen en uitwerken van een training blijkt een ontzettend leuke klus te zijn. Spannend is natuurlijk wel of datgene wat je aan werkvormen en opdrachten vooraf bedenkt, in de praktijk ook zo gaan werken.

Tijdens een PMO kennissessie voor KPN-ers heb ik een pilot mogen houden om 1 dag uit de 4 daagse training alvast te kunnen testen op mijn collega's.

Het thema was “Hoe pak je het inrichten van een project support office aan, welke competenties zijn nodig en wat zijn JOUW competenties?”
 
In de vorm van een workshop zijn we ingegaan op vragen als:

PMO door een 3D bril. Wat voor PMO-er ben je of zoek je?

Het begrip PMO is zo'n ongelooflijke container begrip. De afkortingen worden te pas en onpas voor allerlei soorten werk en afdelingen gebruikt. Een greep uit de collectie:

• Project Manager Ondersteuner (of Officer)
• Manager Project Beheersing
• Project Secretaris
• Project / Programma Support Officer
• Project bureau medewerker
• Portfolio Officer
• Project Management Organisatie
• etc.

Daar moeten we wat aan doen!

Kijkend naar het werk van een PMO-er dan blijken daar 3 dimensies aan te zitten.
1. Taak: Wat voor soorten taken worden uitgevoerd?
2. Mens: Wat is het niveau van de werkzaamheden?
3. Organisatie: Waar in de organisatie, worden de werkzaamheden uitgevoerd?

Lijkt jouw projectdossier op de bestek lade thuis?

Hoe ziet thuis, bij de jou in de keuken, de bestek lade eruit?
Netjes gesorteerd? Kleine messen apart van de grote messen? Of alles door elkaar? Zo?                                                                                  of zo?

Jaloersmakend toch die linker bestek lade?

Met als gevolg:
1. Veel tijd kwijt met zoeken
2. Misgrijpen omdat het er niet is.
3. Het verkeerde mes gebruiken omdat je zo snel de juiste niet kunt vinden
etc.

Met een project dossier is het net zo.

Prince2 vs P3O hoe zit dat nou?

Afgelopen week heb ik een aantal keren moeten uitleggen hoe Prince2 en P3O zich verhouden ten opzichte van elkaar. Men heeft soms het onterechte beeld dat P3O een onderdeel van Prince2 is. "P3O; Dat zegt toch iets over de support in projecten?", hoor ik ook wel eens. Men wordt hier in Nederland in verwarring gebracht door het woordje "Office". In ons beeld is een office een soort secretariaat. Ook belangrijk maar niet waar P3O of PMO over gaat. Tijd om dat misverstand uit de wereld te helpen. 

De Engels term "Office" staat gelijk aan het woordje Officer in de afkortingen CIO of CEO. En dat is het soort Office wat OGC de Engelse founders van P3O voor ogen hadden met het schrijven van hun manual.

Ik heb afgelopen week deze plaat paar keer laten zien om e.e.a. duidelijker te maken.

Waar Prince2 alleen naar projectmanagement kijkt en MSP naar programmamanagement, schetst P3O het totale portfolio van verandering in een organisatie. Een belangrijke meerwaarde is

Boek tip: Think P3O - For successful Portfolio, Programe and Project Offices

Dit boek is een samenvatting van de grote P3O manual. En bevat alleen de key elementen.
Als je snel inzicht wilt in wat p3o is en wat het voor je kan betekenen, is dit boek handig.

De lezer moet wel enige kennis hebben in de principes van project, programma en portfolio management (PPPM). Het boek is niet alleen bedoeld voor mensen werkzaam in de PPPM wereld, maar ook voor iedereen die betrokken is of interesse heeft in Business Change management.

Boek tip: Een praktisch PMO - van Henny Portman

De route naar succesvol projectmanagement

Dit boek van Henny Portman laat zijne hoe hij een PMO organisatie wereldwijd heeft ingericht bij de ING.

Hij beschrijft op een praktische wijze hoe een complexe, internationale financiële dienstverlener binnen drie jaar met een Project Management Office (PMO) slagvaardig portfoliomanagement heeft gerealiseerd. Aan de hand van internationale raamwerken en standaards geeft Henny Portman inzicht in de strategische beleidskeuzen, veranderkundige afwegingen en praktische interventies. Dit boek begint waar de meeste boeken over PMO's eindigen: met de praktijk!

Boek tip: PMO implementeren op basis van P3O

Geschreven door:

Jan Willem Donselaar, Tjalling Klaucke

Lekker handzaam boek, welke in de Nederlandse taal een goede samenvatting geeft van het P3O model van OGC.
Het is bestemd voor degenen die te maken hebben met projectondersteuning, projecten en programma's, en voor degenen die geïnteresseerd of betrokken zijn bij strategische en/of tactische veranderingen in de dagelijkse bedrijfsvoering van een organisatie.

Heerlijk zo'n Nederlandse vertaling (achterin ook een vertaal tabel).
Een beknopte samenvatting van de belangrijkste en meest gebruikte aspecten uit OGC P3O manual.
Achterin  het boek zijn voorbeelden te vinden van veel gebruikte templates (zoals een workshop project start-up, businesscase, programma en project management dashboard).
Die hadden wat mij betreft er niet bij gehoeven, omdat die kracht geven aan de veelvuldig voorkomende mythe dat je met een aantal templates de projectorganisaties kan professionaliseren.
Ik had liever een aantal checklisten of lessons learned gezien.
Boek bestellen via managementboek.nl

Boek tip: OGC Portfolio, Programme and Project Offices: P3O

Eind 2008 heeft OGC (de makers van o.a. Prince en ITIL) een standaard geintroduceerd voor het inrichten van een projecten en portfolio organisatie.

Waar Prince2 alleen naar projectmanagement kijkt en MSP naar programmamanagement, schetst P3O het totale portfolio van verandering in een organisatie. Een belangrijke meerwaarde is dat P3O naast de tijdelijke initiatieven (programma’s en projecten) met name aandacht besteedt aan het structureel – als tegenhanger van ‘tijdelijk’ – managen van een portfolio van veranderinitiatieven. Daarbij zijn het prioriteren van ‘de juiste’ programma’s en projecten en afstemming op de dagelijkse bedrijfsvoering belangrijke uitgangspunten. Een essentiële rol wordt toegekend aan de zogenaamde ‘offices’, bekend onder de afkorting PMO (Portfolio, Programme of Project Management Office).

Onderwerpen in P3O:

1. Wat is de toegevoegde waarde van een P3O? Hoe kunt u het succes meten van uw ondersteuning?
2. Wat is de optimale organisatievorm voor de ondersteuning van uw strategie? Hoe houdt u daarmee uw standaarden van de organisatie goed overeind en ondersteunt u de besluitvorming over de prioriteiten? Wat is de betekenis van het center of excellenties, welke rollen moeten ingevuld worden en hoe kun je die zo praktisch mogelijk combineren?
3. Wat is de ideale ophanging van uw support organisatie binnen uw bedrijf?
4. Hoe kunt u de implementatie goed organiseren en niet doorschieten niet door te veel details waardoor het succes afneemt. Hoe kunt u in aanpak kiezen die u voor de langere termijn een prima ondersteuning geeft en ook op korte termijn helpt de resultaten te boeken?
5. Welke tools zijn geschikt voor uw organisatie. Dit op basis van de kennis van de beschikbare soorten tools en de voorwaarden om de verschillende soorten effectief te kunnen gebruiken? Welke praktische voorbeelden zijn er om u snel op weg te kunnen helpen?

(english version)
Te bestellen via Bol.com

Boek tip: Project Management Office Management guide (PMO)

Voor effectieve ondersteuning van projecten en portfolio's

Geschreven door:

Jan Willem Donselaar, Remco te Winkel

Het boek geeft een overzicht van internationale ontwikkelingen  (in 2009) over dit onderwerp en kan dienen als hulpmiddel bij de inrichting van een PMO.
Waarom willen organisaties een PMO, wat is een PMO en hoe kan een organisatie een PMO opzetten en inrichten.
De auteurs gaan ook in op projectvolwassenheid, een belangrijk criterium voor een organisatie die een PMO op wil zetten. Ook wordt aandacht besteed aan good governance en het verband hiervan met PMO.
Het boek besluit met een werkwijze in de vorm van een stappenplan voor de inrichting van een PMO.
--------------
Echter ... In deze versie is P3O niet meegenomen (het boek is geschreven net voordat P3O gepubliseerd werd.


Boek kopen via Managementboek.nl